Ogłoszenia

ZAPYTANIE OFERTOWE

w ramach działania 2.3.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego

I. TYTUŁ ZAMÓWIENIA:
Dostawa i wdrożenie oprogramowania komputerowego ERP do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem

II. NAZWA ZAMAWIAJĄCEGO:
Intap Tobik Spółka Jawna
ul. Rokicińska 110/112
95-006 Bukowiec/k. Łodzi

III. MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:
1. Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia 31.07.2017 roku:
– w formie pisemnej: za pośrednictwem poczty, kuriera lub złożona osobiście na adres:
Intap Tobik Spółka Jawna
ul. Rokicińska 110/112,95-006 Bukowiec/k. Łodzi
lub
– w formie elektronicznej na adres : m.popa@intap.com.pl lub intap@intap.com.pl
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

IV. OSOBA DO KONTAKTU W SPRAWIE OGŁOSZENIA:
Mariusz Popa – Kierownik Zaopatrzenia (preferowany kontakt mailowy) m.popa@intap.com.pl

V. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Miejsce realizacji zamówienia (dostawy):
Intap Tobik Spółka Jawna
ul. Rokicińska 110/112
95-006 Bukowiec/k. Łodzi
Termin realizacji zamówienia (dostawy): Preferowany termin wykonania przedmiotu zamówienia do dnia 31.12.2017 r. do godziny 16:00

VI. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi dotyczącej dostawy i wdrożenia oprogramowania komputerowego ERP w zakresie wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem Intap Tobik Spółka Jawna

1. Wdrożenie powinno obejmować konsultacje wdrożeniowe w zakresie::
• przygotowanie koncepcji wdrożenia w celu wsparcia procesów
• dostarczenie oprogramowania wraz z licencją, oraz prawidłowa konfiguracja
• parametryzacja Zintegrowanego Systemu Informatycznego w celu wsparcia procesów wymienionych w formularzu ofertowym
• przygotowanie szczegółowego harmonogramu etapów wdrożenia
• dostarczenie dokumentacji użytkowej i administracyjnej w języku polskim
• konsultacje i szkolenie użytkowników
• dostarczenie wymagań technicznych
2. Preferowany okres gwarancji 24 miesiące – należy wyszczególnić zakres i warunki gwarancji.
3. Przy zgłaszaniu awarii maksymalny czas reakcji 24h od zgłoszenia (dotyczy dni roboczych). Przy zgłaszaniu awarii w dni wolne od pracy maksymalny czas reakcji 48 h od momentu zgłoszenia.
4. Wymagania ogólne wdrażania systemu ERP – moduły:
1. System ERP jest oparty na relacyjnej bazie danych Microsoft SQL Server.
2. Baza danych systemu ERP dostępna będzie dla użytkowników tylko za pośrednictwem aplikacji. Nie przewiduje się udostępnienia dostępu do bazy danych w lokalnej sieci firmowej.
3. System ERP zbudowany w całości w architekturze trójwarstwowej (klient-aplikacja-baza danych). Rozwiązania terminalowe nie będą traktowane jako trójwarstwowe.
4. System ERP ma mieć możliwość uruchomienia w przeglądarce internetowej.
5. Z każdego słownika systemu można z poziomu zwykłego operatora (przy odpowiednim poziomie uprawnień) wygenerować tabelę przestawną opartą na dostępnych
w słowniku danych. Tabela przestawna ma być dostępna bezpośrednio w systemie – definicja takiej tabeli ma być możliwa do zapisania w systemie z możliwością ponownego użycia takiej definicji.
6. Definiowanie grupowań i podsumowań danych bezpośrednio w słownikach systemowych z możliwością zapisania definicji w celu ich ponownego użycia.
7. Kształtowanie i definiowanie wyglądu interfejsu użytkownika w każdym ekranie systemowym (włączanie, wyłączanie kolumn dostępnych w siatce danych, sortowanie wg wybranych kolumn, filtrowanie danych wg dowolnej kolumny widocznej w siatce danych).
8. Wraz z systemem ERP dostawca dostarczy procedury i mechanizmy informatyczne służące do zarządzania zmianą. Oczekiwane jest narzędzie informatyczne zarządzające dostarczaniem zmian funkcjonalnych (w tym dedykowanych prac programistycznych) do baz testowych i bazy produkcyjnej w uzgodnieniu i pod kontrolą Intap. Narzędzie zarządzania zmianą ma uporządkować proces instalowania zmian w bazie produkcyjnej. Dodatkowo system zarządzania zmianą ma ewidencjonować wszystkie zmiany funkcjonalne jakie są wprowadzane i udostępniać informacje co zmiany zawierają, kto i kiedy je zainstalował i w której bazie danych. Ze względu na bezpieczeństwo danych i uporządkowany proces wdrażania zmian jest to bardzo ważna i wymagana funkcjonalność.
9. Dostawca będzie utrzymywał system w zgodzie z przepisami prawa i dostarczał zmiany prawne w porozumieniu z Intap w ramach wykonywanych upgrade systemu lub instalując zmiany do wersji posiadanej przez Intap w ramach FeaturePack jeśli w danym okresie wykonanie pełnego upgrade nie będzie możliwe.
10. Wśród dostępnych modułów zaproponowanego systemu ERP jest dostępny moduł WMS i jest on integralną częścią rozwiązania ERP.
11. Wśród dostępnych modułów zaproponowanego systemu ERP jest dostępny moduł HR (Kadry-Płace) umożliwiający wyliczanie wynagrodzeń brutto od zadanej wartości netto i jest on integralną częścią rozwiązania ERP.
12. Zaproponowany system ERP będzie można w przyszłości zintegrować z bazami danych oprogramowania sterującego automatyką urządzeń produkcyjnych
i magazynowych.

• Moduł Finanse i Księgowość
1. Praca wielofirmowa w jednej instancji programu i jednej bazie danych
2. Prowadzenie dziennika oraz księgi głównej, które służą do chronologicznego i systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym,
3. Prowadzenie ksiąg pomocniczych takich jak:
• Rozrachunki z odbiorcami, dostawcami,
• Rozrachunki z pracownikami,
• Ewidencja szczegółowa transakcji w walutach obcych,
• Rejestry zakupów, korekt zakupów – krajowych i importowych,
• Rejestry sprzedaży, korekt sprzedaży – krajowych i eksportowych,
• Rejestry wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów i wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
• Raporty kasowe,
• Wyciągi bankowe,
• Rejestry kompensat,
• Rejestr przelewów do banku
• Rejestr naliczonych not odsetkowych
• Rejestr not korygujących otrzymanych i wystawionych.
a. Sporządzenie zestawień wymaganych Ustawą o Rachunkowości, a w szczególności:
i. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej,
ii. Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych,
iii. Dziennik.
b. Definiowanie oraz sporządzanie na bazie dostarczonych mechanizmów sprawozdań finansowych takich jak:
i. Bilans,
ii. Rachunek zysków i strat w wersji porównawczej lub kalkulacyjnej,
iii. Rachunek przepływów pieniężnych,
iv. Zestawienia zmian w kapitale.
c. Obsługa rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami i innymi podmiotami, w tym również rozrachunków wielowalutowych,
d. Prowadzenie ewidencji na potrzeby rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku od towarów i usług oraz sporządzanie zestawień rejestrów VAT oraz deklaracji VAT-7, VAT-UE,
e. Prowadzenie ewidencji na potrzeby rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego oraz przygotowania danych do sporządzania deklaracji podatkowych.
f. Prowadzenie księgowań w oparciu o wielopoziomowy plan kont księgowych z różną długością kont księgowych na każdym poziomie.
g. Prowadzenie księgowań kontrolingowych w oparciu o dodatkową wielopoziomową strukturę wymiarów/etykiet kontrolingowych z możliwością edycji księgowań kontrolingowych również w dokumentach będących w okresie zamkniętym.
h. Automatyczne księgowanie na konta księgowe i wymiary/etykiety kontrolingowe z pozostałych modułów za pomocą zdefiniowanych schematów księgowania.
i. Automatyczne generowanie i elektroniczne wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego na podstawie danych zgromadzonych w systemie.
j. Obsługa wyciągów bankowych (złotówkowych i walutowych) – eksport poleceń przelewów, import pozycji wyciągów.
k. Obsługa kas gotówkowych (złotówkowych i walutowych)
l. Automatyczne naliczanie różnic kursowych.
m. Automatyczne rozliczanie dokumentów „międzyokresowe rozliczenia kosztów”, „międzyokresowe rozliczenia przychodów”.
n. Naliczenie i zaksięgowanie odsetek od nieuregulowanych na dzień bilansowy należności
o. Kontrolowanie poprawności kręgu kosztowego
p. Generowanie wezwań do zapłaty wraz z historią ich tworzenia i wysyłania
q. Tworzenie i likwidowanie odpisów aktualizujących należności.
• Moduł Środki Trwałe
1. Prowadzenie kartoteki Środków Trwałych i Wartości Niematerialnych i Prawnych
2. Naliczanie amortyzacji podatkowej i bilansowej metodami: Liniową, Degresywną, Całość (odpis jednorazowy), Ratalną, Tabelaryczną
3. Wykonywanie operacji w kartotece środków trwałych:
i. Przyjęcie środka OT
ii. Likwidacja środka LT
iii. Zwiększenie/zmniejszenie wartości środka
iv. Zmiana stawki amortyzacji
v. Zmiana danych klasyfikacyjnych (miejsca użytkowania) MT –
vi. Nieodpłatne przekazanie
vii. Przeszacowanie
4. Automatyczne księgowanie operacji w kartotece środków trwałych do modułu Finansowo-Księgowego na bazie zdefiniowanego schematu księgowania
5. Tworzenie i drukowanie planu amortyzacji
6. Zestawienie prezentujące wartościowy stan kartoteki środków trwałych na określony dzień
7. Zestawienie prezentujące wartość odpisów amortyzacyjnych, które już zostały naliczone
8. Zestawenie porównujące amortyzację bilansową i podatkową

• W zakresie modułu Logistyka i Sprzedaż:
1. Prowadzenie kartoteki towarów, wyrobów, surowców, półproduktów, usług i operacji produkcyjnych w jednym słowniku systemowym.
2. Przypisywanie dowolnej ilości parametrów (cech) do każdej pozycji kartotekowej w taki sposób, żeby ograniczyć ilość indeksów produktów (jeden indeks może mieć wiele odmian). Przypisywanie dowolnej ilości dostawców do każdej pozycji kartotekowej
3. Definiowanie dowolnej ilości jednostek miary do każdej pozycji kartotekowej
4. Definiowanie dowolnych wartości opisujących aktualny status każdej pozycji kartotekowej
5. Kopiowanie kartotek
6. Definiowanie dodatkowych symboli dostawców lub odbiorców z możliwością użycia ich w trakcie edycji dokumentów magazynowych
7. Definiowanie partii pozycji kartotekowych
8. Definiowanie kodów kreskowych pozycji kartotekowych
9. Definiowanie kodów PCN dla pozycji kartotekowych
i. Definiowanie zamienników
ii. Grupowanie pozycji kartotekowych w grupy o strukturze hierachicznej z możliwością przypisania kartoteki do wielu różnych grup.
10. Prowadzenie kartoteki kontrahentów – odbiorców, dostawców, podwykonawców, pracowników, urzędów skarobowych w jednym słowniku systemowym
i. Prowadzenie ewidencji danych podstawowych, adresowych i kontaktowych.
ii. Pobieranie danych kontrahentów krajowych np. z bazy Głównego Urzędu Statystycznego/KRS w celu sprawdzenia poprawności i faktu rejestracji określonego NIP jako przedsiębiorstwa.
iii. Definiowanie dowolnej ilości rachunków bankowych kontrahenta (złotówkowych i walutowych).
iv. Definiowanie warunków handlowych (limitów, rodzajów płatności) dla każdego kontrahenta w zależności od roli jaką pełni w dokumentach handlowych
v. Grupowanie kontrahentów w grupy o strukturze hierachicznej z możliwością przypisania kontrahenta do wielu różnych grup.
11. Tworzenie i edycja dokumentów magazynowych i handlowych
i. Przechowywanie historii operacji na dokumentach (i pozycjach dokumentów)
ii. Możliwość edycji utworzonego i zatwierdzonego dokumentu do momentu jego ostatecznego zatwierdzenia lub zablokowania przez dokumenty pochodne.
iii. Powiązanie dokumentów w obiegi nastepujących po sobie dokumentów powiązanych z możliwością prześledzenia ciągu logicznego dokumentów od pierwszego do ostatniego z powiązanych bezpośrednio z rejestru dokumentów.
iv. Dołączanie do dokumentów załączników w postaci plików przechowywanych w bazie danych programu z możliwością odczytu przez uprawnionych użytkowników.
v. Definiowanie cenników sprzedaży i zakupu (złotówkowych i w walutach obcych) wraz z automatycznym pobieraniem cenników w zależności od zdefiniowanych kryteriów (kontrahent, waluta, pozycja kartotekowa).
vi. Kopiowanie dokumentów.
12. Prowadzenie inwentaryzacji całościowej lub częściowej.
13. Wycena zapasów wg partii, fifo, lifo
14. Wydruki dokumentów w formie graficznej.
15. Prowadzenie rejestru zamówień od odbiorców.
i. Wprowadzanie danych o zamawianych wyrobach oparte o zestaw dostępnych w słownikach systemowych cech definiujących zamawiany produkt w taki sposób, że na etapie zamówienia nie jest konieczna ostateczna i kompletna definicja każdego elementu produktu.
ii. Zlecanie produkcji odbywające się na podstawie zamówienia od odbiorcy. Dane wprowadzone w zamówieniu (w tym o wybranych cechach produktu) przenoszą się do modułu produkcyjnego na dokument zlecenia produkcyjnego. Zlecenie produkcyjne jest dokumentem powiązanym z zamówieniem od odbiorcy.
iii. Rejestracja sprzedaży utraconej.
iv. Ewidencjonowanie i rozliczanie zaliczek do zamówień od odbiorców.
v. Ewidencjonowanie dokumentów typu faktura proforma.
16. Prowadzenie rejestru rozchodów zewnętrznych WZ
i. Na dokument rozchodu zewnętrznego WZ trafiają pozycje, które są wysyłane do odbiorcy. WZ jest dokumentem powiązanym z zamówieniem od odbiorcy, ale na dokumencie WZ mogą być inne pozycje asortymentowe niż na zamówieniu – wynika to ze specyficznych dla branży umów handlowych oraz np. z konieczności wydania produktów w częściach (podzespołach) mimo zamówienia produktu w całości.
17. Prowadzenie rejestru faktur sprzedaży.
i. Wystawianie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów wydań zewnętrznych i w powiązaniu z dokumentami zamówień od odbiorców.
ii. Automatyczne pobieranie cen z cenników sprzedaży w momencie wystawiania dokumentu.
18. Prowadzenie rejestru zamówień do dostawców.
a) Prowadzenie rejestru przychodów zewnętrznych
• Umożliwienie wprowadzania pozycji przychodów zewnętrznych na podstawie zamówień do dostawców lub ręcznie.
• Umożliwienie ilościowego wprowadzania pozycji przychodów wewnętrznych bez konieczności wprowadzania ceny zakupu.
b) Prowadzenie rejestru faktur zakupowych.
• Generowanie faktur zakupowych na podstawie dokumentów przychodu zewnętrznego w taki sposób, żeby naniesiona w fakturze zakupowej cena zakupu/wycena linijki przenosiła się na powiązane dokumenty przychodu wewnętrznego i na podstawie tych danych odbywała się wycena pozycji wchodzących do magazynu.
• Dopisywanie do faktur zakupowych dodatkowych kosztów zakupu (np. transport, cło), które nie wpływają na wartość faktury zakupowej, ale są przenoszone na powiązane dokumenty przychodu zewnętrznego i dodają się do wyceny magazynowej.
c) Automatyczne generowanie deklaracji Intrastat na podstawie danych gromadzonych
w systemie.
Kod wg Wspólnego Słownika Zamówień:
48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
72263000-6 Usługi wdrażania oprogramowania

VII. DODATKOWE WARUNKI:
1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
2. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Koszt przygotowania i dostarczenia oferty pokrywa Oferent.
4. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w niniejszej specyfikacji.
5. Oferta powinna określać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotowego zamówienia.
6. Oferent musi przedłożyć wykaz minimum 3 prac prawidłowo wykonanych wraz z referencjami potwierdzający właściwe wykonanie prac w ostatnich 3 latach przed złożeniem ofert, umów o podobnym charakterze i złożoności do przedmiotu niniejszego zmówienia w zakładach produkcyjnych.
7. Oferent powinien przedłożyć umocowanie osoby podpisującej ofertę do działania w imieniu Oferenta, jeżeli nie wynika to z dokumentów rejestrowych (jeżeli dotyczy).
8. W przypadku nienależytego i niepełnego udokumentowania w w. / w. kwestii, oferta nie będzie podlegać rozpatrzeniu.

VIII. KRYTERIA OCENY OFERT:
Kryteriami oceny ofert są:
a) cena netto – 60%;
b) termin wdrożenia – 20%
c) okres gwarancji – 20%

Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona według wzoru:

L = C + D + G
gdzie:
L – całkowita liczba punktów,
C – punkty uzyskane w kryterium „Cena netto”,
D – punkty uzyskane w kryterium „Termin wdrożenia”,
G – punkty uzyskane w kryterium „Okres gwarancji”.

IX. WAGI PUNKTOWE I SPOSÓB PRZYZNAWANIA PUNKTACJI ZA SPEŁNIENIE DANEGO KRYTERIUM OCENY OFERT:

1. Zamawiający / Zleceniodawca dokona wyboru najkorzystniejszej oferty kierując się punktowym systemem oceny kryteriów wg poniższego przydziału punktów (maksymalnie do uzyskania – 100 pkt)
a) Cena netto – C (60%) – zgodnie z następującym wzorem:
Cena netto najniższej oferty nie podlegającej odrzuceniu
C = ————————————————————————- x 100 pkt. x 60% / Cena netto oferty ocenianej

b) Termin wdrożenia – D (20%) – zgodnie z następującą skalą punktową:
• 0 pkt. – powyżej 12 miesięcy,
• 10 pkt. – między 5 a 12 miesięcy,
• 20 pkt. – poniżej 5 miesięcy.

c) Okres gwarancji – G (20%) – zgodnie z następującą skalą punktową:
• 0 pkt. – brak gwarancji lub poniżej 12 miesięcy,
• 10 pkt. – od 12 do 23 miesięcy,
• 20 pkt. – 24 miesiące i więcej.
Okres gwarancji musi być określony w pełnych miesiącach.

X. WYKLUCZENIA:
1. Zamawiający / Zleceniodawca odrzuca ofertę, jeżeli:
a. jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego lub jest niekompletna
b. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji
c. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia
d. Oferent / Wykonawca nie złożył na wezwania zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty
e. oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu wskazanych w pkt VIII niniejszego zapytania ofertowego
2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty, które są powiązane z Zamawiającym / Zleceniodawcą osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym / Zleceniodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego / Zleceniodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego / Zleceniodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
– uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
– posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji
– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
– pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób